周口职业技术学院会计档案管理办法

一、会计档案是记录和反映经济业务的重要史料和证据，为了加强周口职业技术学院会计档案的科学管理，更好地为教育事业服务，根据国家和上级主管部门的有关规定和《周口职业技术学院档案管理暂行办法》要求，结合我院实际，特制定本办法。

二、财务部门必须按照国家和上级主管部门与我院档案管理办法的规定和要求，对各种会计凭证、会计账簿、会计帐表、财务计划、单位预算和重要的经济合同等会计资料定期收集、及时整理、装订成册、专人负责、妥善保管、防止丢失。

三、对当年形成的会计档案，为了查帐方便，暂时由财务部门保存一年，待期满后，把所有的会计资料审查核对，整理立卷，经有关人员监督移交档案室，科学归档，专人管理。

四、会计档案归档时，所有档案材料必须完整无损。档案封面、启用等项目必须由经管人员填写齐全，方可交接。对缺损的会计档案必须由移交人员负责整理完整，确保真实。

五、对归档的会计档案，档案管理人员必须按顺序编号，整理立卷，编制目录和索引，成册归档。保持档案的历史真迹，不得割裂分散和零乱分放，更不能涂抹勾画、剪裁挖擦。

六、做好会计档案的安全保护和保密工作，以防为主，做到防水、防火、防雷、防盗、防丢失和防破损等预防工作，不得丢失、损坏和泄密，如有失职行为可直接追究档案管理人员的责任。

七、调阅会计档案，必须严格办理手续。

1．本单位人员调阅会计档案，必须经过主管财务领导批准。

2．外单位人员调阅会计档案，必须持单位介绍信，经过院长批准。

3．调阅会计档案，必须填写“调阅档案登记表”，登记查阅时间、地点、单位、姓名、内容等，由档案管理人员负责查阅。

4．调阅人员一般不得将会计档案携带外出，需要复制的、必须经过主管财务领导批准。

八、会计档案的保管期限，根据其特点，可分为永久、定期二类，定期的会计档案保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。

九、会计档案保管期满后，需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，由计财处负责鉴定，严格审查，经领导批准后填写“会计档案销毁清册”。销毁时，由主管领导指定专人监销，并在销毁清册上签名盖章。

十、学院财务部门存贮的系统软件、应用软件和文本资料设立专业档案，档案内所有文件一律视同会计资料按本办法办理。

十一、财务法规、会计制度、财务业务检查报告和财会工作总结等资料，不包括在会计档案范围内，可以按一般文书档案的管理办法办理。

二0一0年三月九日